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海比研究:移动OA软件选型五步走

发布时间:20-05-09

OA(Office Automation)软件作为三大管理软件中的一位主角,已经受到了企业极大关注,与OA相关的新技术发展也必然会在企业级软件市场引└起一股热潮。集云计算、移动互联网、协同OA三大能量于一身的移动OA,已然形成日渐升温的趋势。

如何更好的面对这位后起之秀,选择适合自己的移动OA,想必是⿱不少企业的困惑。―通过对多个案例的剖析,海比研究认为移动OA软件选型可以分为五步↹走,即成立选型小组、评估需求、确定重点厂商名单、确定招标短名单、评估与招标等,在每一步都△给出具体的工具内容和阶段Υ工作成果。

一、成立选型小组

成立选型小组是企业确定进行软件选型所需要做的第一步。选型小组将负责整个软件选型过程的执行。

选型小组成员至少包括公司副总以上领导一名、CIO一名、业务负责人一名。另外公司根据公司选型‖|需要,可以聘请外部专家。但总体来说选型小组成员以公司员工为主。

二、评估需а求

评估需求是指企业成立选型小组之后,由选型小组对选型需求进行评估。这个阶段的输出结果是“企业移动OA软件需求分析报告”。

评估需求的↓主要内容‰是企业在软件选型前,对于自身所属行业、经营状态、发展规模、主营业务等进行的全面分析与评估。一般而言,对于企业自身的评估需要重点侧重企业的发展战略、企业组织结构和企业业务流程三方面,并根据对以上方面的客观评估得出符合企业当前需求和发¤展规划的系统建设需求,并根据需求制定相应的信息化和软件策略。

从评估方式而言,可分为企业自主评估、厂商评估、以及第三方评估三种方式。其中自主评估对自身需求比较了解,但评估专业性欠缺;厂商评估能够很好的灬根据厂商需求提出产品的功能设计,但公正性欠缺;第三方评估能够做到专业、公正,成本相对较高。综合考虑,依据评估需求的重要性和企业的自身实际情况,最好能采用第三方评估。

另外,海比研究发现,企业在需求评估过程中,经常出现三种误区。第一,评估内容有的不全面,有¤的没有重点。海比∩研究认为,评估需求要注意全面性,移动OA软件是会涉及企业经营管理的各个方面,◤因此,评估时不能缺少某一方面的需求;但在保证全面性的同时,企业还容ↇ易犯另外一个错误,即忽视企业的关键与重点需求。企业最需要通过移动OA软件解决什么问题,这一定要分清楚。一般而言,要列出三个企业最关ζ注的问题。第二,评估需求时要注意结┈┉合企业∴当前与未来的需求。很多企业往往忽视未来的需求。第▋三,评估需求时也应注意确认项目预算量级,以及项目需求级别。如是百万元级的投入还是千万元级的投入,是部门级的需求还是企业级的需求。这些一定程度上都能够提高选型效率,节约成本。

三、确定重点厂商名单

确定重点厂商名单是指企业在做完需求评估之后,首先在۩中国软з件网∩等第三方平台找出业内主流和知名的厂商。海比研究建议,此ε阶段筛选出10~20家待详细评估厂商为宜。这个阶段的输出结果是: 10~20家待详细评估厂商名单。

四、确定招标短名单

在确定重点厂商名单之后,企业需要进一步了解这些重点◈厂商,并结合自身需求,选择出适合自己的厂商,作为最终招标的重要考察对象。海比研究建议,此阶段名单以3~5家为宜。企业可以通过本次研究给出的软件选型工具——移动OA软件选型指标对具体的移动OA软件厂商进行·评Ⅻ分和定位,从而高效确定最终参加招标的移动OA软件厂商名单。这个阶段的输出结果是:根据对重点厂商的打分,选出3~5家进入招标的厂商。

从具体执行而言,确定招标短名单的●环节可以分为如下步骤:

1. 厂商评分

根据自身的行业性和业务需求,通过移动OA软件选型工具——▫移и动OA软件选型指标对已经确定的10~20家的重点厂商名单,进行评分和定位,然后根据权重计算公式给出打分。

2. 确定招标短名单

选取得分前几名的软件厂商,作为最终的参加评估与招标的对╬象。

五、评估与招标

在确定最终参加招标的短名单之后,企业可以根据自己所掌握的情况进行标书的撰写与发放,并根据标书进行移动OA软件的专门招标。通过评估与招标等商务流程,最终确定移动O≠A软件的β合作伙伴,完成选型。本阶段的输出结果是:招标评估结果,最终合作厂商。♀

从具体执行而言,企业实施移动OA软件项目招标的环节可以分为如下步骤:

1. 撰Ё写与发布标书

根◎据需求报告和前期的移动OA软件厂商与产品评估分析报告,撰写移※动OA软件项目招标书。将招标书在相┒关媒体或自己网站上进行公布,同时向3家短名单厂商发出投标邀请。

2. 成立招标专家委员会

邀请业内在移动OA软件、信息化领域λ具有深厚经验的专家参加☼评标。专家人数一般在5~9人为宜。

3▦▩. 召开评标会

收到厂商们提交的标书、成立评标的专家委员会后,在合适的时间召开评б标会,根据评标会的评估结果,最终确定合作的移动OA软件厂商。

海比研究』建议,在评估专家选择时,需要考虑专家擅长的领域、专家知识的时效性等方面;在招标评分时,对软件选型指‥标体系进∑行调整得到招标指标体系,通∪过招标指标体系对评标厂商进行评分。

海比研究相关调查表明,这五个步骤要全部完成,一般要花三个月到六个月的时间。如果企业严格地按照这四步去选择移Σ动OA软件,就能科学地、方便地、快速╪地选择到适合自己的移动OA软件。

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